Universitas Jember (UNEJ) menyiapkan Sistem Elektronik Layanan Administrasi Kelulusan (SELARAS) untuk mempercepat penerbitan ijazah mahasiswa. Melalui sistem ini, sejumlah tahapan administrasi kelulusan akan dilakukan secara digital, mulai dari verifikasi data akademik hingga persetujuan dan tanda tangan elektronik.
Pengembangan SELARAS disampaikan dalam sosialisasi SIAKAD–SELARAS yang berlangsung secara daring pada 14 Oktober 2026. UNEJ menargetkan penerbitan ijazah dapat diselesaikan dalam tujuh hari kerja setelah proses validasi awal berjalan lancar. Target tersebut merupakan sasaran penerapan sistem, bukan hasil kinerja yang telah terealisasi secara penuh.
SELARAS digitalisasi alur penerbitan ijazah
SELARAS dikembangkan sebagai bagian dari digitalisasi layanan administrasi kelulusan di UNEJ. Sistem ini dirancang untuk menghubungkan beberapa tahapan yang sebelumnya perlu dikelola melalui alur administrasi manual.
Tahapan yang masuk dalam proses digital meliputi verifikasi data akademik, pemeriksaan persyaratan kelulusan, penomoran ijazah, persetujuan dokumen, serta tanda tangan elektronik. Dengan alur yang terintegrasi, proses pemeriksaan dan persetujuan diharapkan dapat berlangsung lebih terpantau dan efisien.
UNEJ memperkirakan penerapan alur digital tersebut dapat memangkas durasi administrasi hingga sekitar 80 persen dibandingkan proses manual. Namun, capaian itu tetap bergantung pada kelancaran validasi awal, kesiapan unit terkait, kelengkapan data, serta penyelesaian tahapan persetujuan dan tanda tangan elektronik.
Mahasiswa dapat memantau proses melalui SIAKAD
Salah satu fungsi yang disiapkan dalam integrasi SIAKAD–SELARAS adalah memberikan akses pemantauan proses kepada mahasiswa. Melalui SIAKAD, mahasiswa dapat melihat perkembangan alur penerbitan ijazah setelah data dan persyaratan kelulusan diproses oleh unit terkait.
Setelah seluruh dokumen memperoleh tanda tangan elektronik, mahasiswa direncanakan dapat mengunduh ijazah elektronik dan transkrip nilai sebelum mengikuti prosesi wisuda. Ketersediaan dokumen digital ini diharapkan membantu mahasiswa memperoleh dokumen akademik tanpa harus menunggu penyerahan ijazah fisik pada hari wisuda.
Meski layanan elektronik disiapkan, ijazah fisik tetap menjadi bagian dari layanan UNEJ. Dokumen tersebut akan dicetak di atas kertas khusus dan diserahkan kepada mahasiswa saat wisuda. Dengan demikian, dokumen elektronik dan dokumen fisik memiliki fungsi dalam alur layanan yang sama, tetapi tersedia pada waktu dan bentuk yang berbeda.
Kode QR membantu pemeriksaan keaslian dokumen
Ijazah elektronik yang diterbitkan melalui SELARAS akan dilengkapi kode QR. Fitur ini disiapkan untuk membantu pemeriksaan keaslian tanda tangan elektronik yang terdapat pada dokumen.
Keberadaan kode QR menjadi bagian dari upaya memastikan dokumen digital dapat diperiksa ketika diperlukan. Pemeriksaan tersebut tetap berkaitan dengan penerapan tanda tangan elektronik dan pengelolaan dokumen resmi UNEJ, sehingga aspek keamanan serta ketepatan data perlu dijaga pada setiap tahap.
Pengembangan sistem juga didukung oleh keterhubungan dengan otoritas sertifikasi tanda tangan elektronik dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSrE) serta Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. Keterhubungan ini menjadi salah satu unsur pendukung dalam rencana penggunaan tanda tangan elektronik pada dokumen kelulusan.
Penerapan penuh masih menunggu kesiapan regulasi
SELARAS belum langsung diterapkan secara penuh. UNEJ masih menyesuaikan regulasi internal dan menyelesaikan proses kerja sama yang berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik.
UNEJ memperkirakan penerapan penuh dapat dimulai pada periode wisuda berikutnya atau semester genap tahun akademik 2026/2027. Waktu tersebut tetap bergantung pada kesiapan teknis, administrasi, regulasi, dan koordinasi antarunit yang terlibat dalam penerbitan ijazah.
Karena itu, target tujuh hari kerja perlu dipahami sebagai target setelah sistem dan prosedur pendukung berjalan sesuai rancangan. Pada tahap persiapan, UNEJ masih perlu memastikan bahwa validasi data, pemeriksaan kelulusan, penomoran ijazah, persetujuan, dan tanda tangan elektronik dapat berlangsung tanpa hambatan yang memengaruhi waktu penerbitan.
Keamanan data mahasiswa menjadi perhatian
Digitalisasi layanan kelulusan juga membawa kebutuhan untuk memperkuat perlindungan data mahasiswa. Data akademik, informasi kelulusan, transkrip nilai, dan dokumen ijazah merupakan bagian penting dari administrasi pendidikan yang harus dikelola secara aman.
UNEJ menempatkan keamanan data mahasiswa sebagai salah satu aspek yang perlu dimitigasi sebelum SELARAS diterapkan secara penuh. Kesiapan pengaturan akses, ketepatan proses validasi, pengamanan dokumen elektronik, serta keandalan mekanisme tanda tangan elektronik menjadi bagian dari perhatian dalam tahap persiapan implementasi.
Upaya tersebut diperlukan agar percepatan layanan tidak mengurangi akurasi dan keamanan dokumen. Sistem yang lebih cepat tetap harus memastikan bahwa ijazah diterbitkan berdasarkan data akademik yang benar dan telah melalui pemeriksaan sesuai ketentuan.
Sosialisasi melibatkan unit kampus dan mahasiswa
Sosialisasi SIAKAD–SELARAS melibatkan pimpinan fakultas, pengelola program studi, tenaga administrasi akademik, unit layanan terkait, serta mahasiswa tingkat akhir. Pelibatan berbagai unsur tersebut diperlukan karena penerbitan ijazah melibatkan alur lintas unit, bukan hanya satu bagian administrasi.
Bagi fakultas dan program studi, kesiapan verifikasi data serta pemeriksaan persyaratan kelulusan menjadi bagian penting dalam alur awal. Tenaga administrasi dan unit layanan terkait juga perlu memahami tahapan pengajuan, pemeriksaan, persetujuan, serta penyelesaian dokumen elektronik.
Sementara itu, mahasiswa tingkat akhir perlu mengetahui bahwa proses penerbitan ijazah akan dapat dipantau melalui SIAKAD setelah sistem diterapkan. Mereka juga perlu memperhatikan kelengkapan dan kesesuaian data akademik agar proses validasi awal tidak tertunda.
Melalui SELARAS, UNEJ menargetkan layanan penerbitan ijazah yang lebih ringkas, terdokumentasi, dan mudah dipantau. Namun, keberhasilan penerapannya akan ditentukan oleh kesiapan sistem, regulasi, kerja sama tanda tangan elektronik, keamanan data, serta koordinasi seluruh unit yang terlibat.